Lバディ
LINEの指示が途中で欠落する理由
取引先からLINEで受けた指示が、社内のチーム間を渡る際に重要な情報が漏れるのはよくあります。営業担当者が設計部門に「色を変更してほしい」と伝えたものの、実装する側は「色だけ変わればいい」と思い、元データの更新日時まで変更してしまった、といったケースです。
指示が欠落する理由は、仲介者が「取引先の本当の狙い」を推測で判断し、必要と思う部分だけを伝えてしまうからです。LINEのメッセージは短く、背景情報が省略されやすいため、受け取る側が「どのレベルまで求められているのか」を勝手に判断する隙が生まれます。
指示の三要素をセットで伝える
指示を社内に伝える際は、次の三要素を必ずセットで確認してください。
| 要素 | 内容 | 例 |
|---|---|---|
| 何をするか（内容） | 具体的な作業 | 資料の色を赤から青に変更 |
| いつまでか（期限） | 完了予定日時 | 明日の17時までに完了 |
| どのレベルか（品質基準） | 求められる精度や範囲 | 新規データも過去データも統一して変更 |
LINEで「色を変更してほしい」と伝えられた場合、そのメッセージだけでは「期限がいつなのか」「過去のデータも一緒に変更するべきか」が不明です。営業担当者が取引先に「いつまでに、どこまでの範囲で対応が必要ですか」と確認し、その答えをセットで設計部門に伝えることで、作業の重複や漏れを防げます。
取引先のLINEメッセージをそのまま共有する
指示を自分の言葉で言い換えて伝えるのではなく、取引先からのLINEメッセージのスクリーンショットか文面をそのまま共有する方法が有効です。仲介者の解釈が入らないため、実装側が原文から直接情報を読み取れます。
例えば、営業から設計部門への連絡を次のように変えてみてください。
言い換えパターン（情報欠落のリスク）：「取引先から色を変更してほしいって言ってた」
原文共有パターン（情報が正確）：「取引先からこのメッセージが届いた：『◆◆部分の色を赤から青に統一してください。明日の営業時間内に対応いただきたいです。データは新規分だけで構いません。』確認よろしく。」
後者の場合、受け取る側は取引先の細かい指示まで認識できます。
指示受け取り時に「復唱確認」を記録に残す
LINEで取引先から指示を受けた直後に、社内チャットやメールで「こういう指示ですね」と受け取り内容を文字にまとめ、取引先に見せる方法もあります。これを復唱確認といいます。
「◆◆部分を赤から青に変更し、明日17時までに完了させる、という理解で間違いありませんか」と確認すれば、取引先も間違いがあれば指摘でき、社内全体も「これが正しい指示だ」と認識できます。後々「こんなつもりじゃなかった」という齟齬を防げます。
指示の受け渡しを仕組み化する
毎回の指示で上記を実施するのは手間になるため、事前に社内ルールを決めておくと効率的です。例えば、次のようなルール決めが考えられます。
- 営業担当者が取引先からLINEで指示を受けたら、復唱確認をLINEでやり取りする
- 確認済みのメッセージと、期限・品質基準を整理して、設計部門など実装側に共有する
- 実装側は取引先の原文で内容を確認してから着手する
このプロセスを繰り返すことで、「誰かの解釈で指示が変わる」リスクを大幅に減らせます。
取引先との信頼関係を保つためにも、受けた指示は正確に実行することが欠かせません。仲介者が丁寧に整理して伝えることで、作業ミスや再確認の手間も削減できます。
Lバディなどのツールを使えば、取引先からのLINEメッセージを社内システムに統一して記録し、チーム内で指示内容を共有する際にメッセージをそのまま引用できるようになります。指示の正確な伝達を仕組み化する助けになります。