Lバディ
業務記録として機能していないLINEのやり取り
取引先とLINEでやり取りした内容は、その後どうなっているでしょうか。多くの企業では、やり取りのメッセージは「一度見たら終わり」になっています。必要な時に見返そうとしても、トークが流れていて見つからない、という経験は珍しくありません。
LINEは業務連絡に便利ですが、記録として残すという意識なしに使うと、後からトラブルの証拠として機能しません。決めた納期に間に合わなかった、請求額が異なるトラブルが起きた、といった場面で「あの時どんなやり取りをしたのか」を確認できないと、対応に時間がかかります。
証拠として必要になるのは、いつか
業務記録としてのLINEが活躍する場面をいくつか挙げます。
納期や金額の齟齬が生じた時取引先から「こんな金額は聞いていない」という連絡が入ったとします。LINEの履歴にその時のやり取りが残っていれば、誰がいつ何を提示したのかを明確に示せます。記録がなければ「どちらが正しいか判断できない」という状態に陥ります。
支払い条件や納品形式の変更が起きた時初回は「月末締め、翌月支払い」という約束だったのに、途中から「現金前払い」に変わったケースがあります。その変更がいつ、誰の判断で決まったのかを確認するには、メッセージの記録が証拠になります。
業務引継ぎが必要になった時担当者が異動した場合、引き継ぎ相手が前任者とのやり取りを確認できなければ、取引先との関係や過去の約束を理解できません。LINEのトークを遡って確認できるなら、引継ぎがスムーズになります。
クレームや返品が発生した時納品したものに問題があった場合、取引先から「品質が悪い」という指摘が入ることがあります。その時に、納品前のやり取り（どんな仕様を約束していたか）の記録が残っていれば、責任の所在を判断する根拠になります。
LINEを記録として機能させるための工夫
LINEのトークを有効な記録として残すには、いくつかの工夫があります。
1.重要なやり取りをスクリーンショットで保存する後から参照する可能性がある内容（金額、納期、仕様の確認など）は、スクリーンショットを撮っておきます。スクリーンショットをパソコンやクラウドストレージに保存しておけば、LINEのトーク履歴が流れても確認できます。
2.重要な決定事項をメッセージで明示する取引先とLINEで相談した内容が最終決定になったなら、「では、〇月〇日納期、金額は〇〇円で進めます」というように、テキストで決定内容を相手に送って確認を取ります。口頭で決まったことをテキスト化することで、後から参照できる記録になります。
3.一定期間は個別チャットではなくメモアプリなどに記録するLINEの個別チャットは、相手がアカウントを削除したり、あなたがLINEをアンインストールしたりすると失われるリスクがあります。最も重要なやり取りは、メモアプリやスプレッドシートに転記して、別途保管することが対策になります。
4.曖昧な確認で終わらない「あ、わかりました」だけのやり取りではなく、「承知しました。〇月〇日までに△△を作成して△時にお送りします」というように、具体的な内容を相手に返信します。これにより、やり取りの内容がメッセージに記録されます。
業務記録としての価値を持たせるために
LINEは手軽だからこそ、メッセージが記録であるという意識を持たずに使うと、後で困ります。特に金銭や納期に関わるやり取りは、相手との合意内容を明確に示せるテキストが必要です。
LINEの便利さを活かしながらも、重要なやり取りについては「これは後で証拠として機能する形か」を問い直す習慣を持つことで、トラブル時の対応が大きく変わります。
Lバディなら、LINEでのやり取りを自動で記録・一元管理できます。重要なメッセージをピンで留めたり、タグで分類したりする機能があり、後から必要な情報を素早く探せます。