Lバディ
複数の取引先との対応が増えると起きる課題
個別のLINEチャットで複数の取引先とやりとりしていると、スマートフォンの画面をさっと見た時に「このメッセージ、どこから来たんだっけ？」と判断に迷うことがあります。
特に取引先が増えてくると、複数のチャットが並ぶため、送信元を確認するまでに一手間かかってしまいます。その間に返信が遅れたり、別の取引先への対応と混同してしまったりする可能性があります。
また、メッセージをスクリーンショットして社内で共有する時や、何か月も前のやりとりを見返す時に「この話、誰の案件だったっけ」と引き出しがからになることも珍しくありません。
チャット名に会社名と担当者を明記する
最もシンプルな対策は、LINE上のチャット名そのものを工夫することです。デフォルトでは「田中太郎」といった担当者名だけで表示されるため、複数の取引先から同じような名前の人がメッセージを送ると、判断がつきにくくなります。
チャット名を「〇〇商事・田中太郎」や「（株）〇〇商事・営業部・田中」のように、会社名を先に付けるだけで、一覧表示の段階で取引先が判断しやすくなります。
チャット名は自分の端末の表示名を変更するもので、相手には影響しません。個人の都合に合わせて自由に変更できるため、社内ルールを決めておくと、チーム全体で統一できます。
返信メッセージの冒頭に情報を記載する
LINEで返信する時に、冒頭に「【〇〇商事・田中】」といった形式で相手の情報を付けるやり方もあります。
これをすることで、メッセージを読んだ相手も「この返信がどの会社の誰からか」をすぐに把握できます。スクリーンショットで社内共有する時や、チャット履歴を紙に印刷する時も、どの取引先との会話かが明記されているため、後で見返すのが楽になります。
さらに、複数の担当者が同じチャットに参加している場合、「誰が」返信したのかも一目瞭然になり、責任や役割が明確になります。
複数チャットの内容を一元管理する工夫
個別チャットの数が増えてくると、特定の案件について「いつどの取引先に何を約束したのか」を追跡するのが難しくなります。そうした場合は、グループチャットを活用することも一つの方法です。
例えば「〇〇商事・案件A」といったグループを作り、その案件に関連する取引先や社内メンバーを招待する形にします。すると個別チャットとは別に、その案件に関する会話がまとまるため、情報を後から探す時の手間が減ります。
ただし取引先によっては個別対応を好む場合もあるため、相手の希望に合わせながら使い分けることが大切です。
返信内容にも工夫を加える
メッセージ本文にも工夫を加えることで、どの相手との対応かをさらに明確にできます。例えば取引先からの依頼に対して返信する際、「ご依頼ありがとうございます。〇〇の件、確認いたします」といった形で、依頼内容の要素を返信に入れるやり方です。
これにより、社内で「〇〇の件で返信した」という会話が生まれやすくなり、チーム内での認識のズレが減ります。
チャットの検索機能を活用する
LINEには検索機能があり、特定のキーワードで過去のメッセージを引き出すことができます。複数の取引先とのやりとりが増えてきたら、チャット名だけでなく、検索で見つけやすい工夫も重要です。
例えば案件ごとにキーワードを統一しておく（「〇〇案件」「〇〇プロジェクト」など）と、後から該当メッセージを素早く検索できます。
情報整理に外部ツールを活用する選択肢
LINEは便利ですが、情報管理という点では制限があります。取引先との約束や納期、やりとりの履歴を一元管理したい場合は、LバディなどのLINE連携ツールを検討する価値があります。
複数の取引先とのメッセージを自動で整理し、どの相手のどの案件か判断しやすくすることで、対応のミスや遅延を防ぐことができます。