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LINEで修正指示が「ズレる」のはなぜか
LINEで取引先や社内から修正指示が来ても、実際に直した内容が指示者の期待と違うことがあります。修正後に「ここじゃなくてこっちでした」「もっと大きく直してほしかった」と追加指示をもらうと、やり直しの時間が増え、対応スピードが落ちます。
このズレが起きるのは、修正指示の時点で「何を直すのか」が曖昧だからです。LINEは短文でやり取りするため、細かい指示が詳しく伝わりにくく、受け手が自分の解釈で進めてしまいます。
修正指示を出す時に伝えるべき2つの要素
修正指示を出す時は、必ず「どこを直すのか」と「どのように直すのか」を分けて書きましょう。この2つが揃えば、受け手が何をすべきか明確になります。
「どこを直すのか」は、修正対象の場所や範囲を指します。書類の場合なら「2段落目の最初の3行」「表の右側の金額欄」「件名の『2024年』の部分」というように、視覚的にわかる位置を示してください。口頭で「このあたり」と曖昧に指す指示は避けましょう。
「どのように直すのか」は、修正内容の具体的な内容です。「わかりやすく直して」「短くして」といった抽象的な表現ではなく、「この3行を1行に統約してください」「『2024年度』を『2024年』に変更してください」と、具体的な変更内容を示します。
修正内容に具体例や数字を入れる
修正指示の内容をより正確に伝えるには、具体例や数字を交える方法が効果的です。
例えば「フォントを大きくしてください」という指示よりも、「フォントを現在の12ポイントから14ポイントに変更してください」と数字を入れる方が、受け手は迷わずに修正できます。見た目の修正なら「色を濃くしてください」ではなく「色を現在の薄い青から紺色に変更してください」と、具体的な色名を示すとよいでしょう。
数字や色名が難しい場合は、修正前と修正後の例を示す方法も有効です。「現在：『お疲れ様です。いつもお世話になっています。』の3文を、修正後：『いつもお疲れ様です。』の1文に変更してください」というように、目指すべき状態を例で示すことで、齟齬が大幅に減ります。
修正指示を受け取った時の確認の型
指示を受ける側も、修正内容を誤解しないための工夫が必要です。修正指示をもらった直後に、受け取った内容を簡潔に復唱して、指示者に確認をしてもらう習慣をつけてください。
具体的には「修正対象：〜の部分、修正内容：〜に変更する、という理解です」という形で、自分が理解した内容を短く返すだけで構いません。この時点で指示者が「そうです」と確認すれば、その後の修正でズレることはほぼありません。もし「いや、こっちの部分でした」と指摘を受けれ、LINEの後続メッセージの中で誤りを訂正できるため、修正後の大きなやり直しを防げます。
復唱する時は、修正指示の全文を丸写しするのではなく、自分の言葉で「対象」と「内容」を分けて返すことがポイントです。この作業を通じて、自分が何を直すべきか改めて整理でき、指示を読み落とすリスクも減ります。
複数の修正がある時は箇条書きで整理
取引先から修正指示が複数ある場合、LINEの短文が積み重なると、どの指示がどれだけ重要なのか判断しにくくなります。修正指示を出す側は、複数の修正がある時は箇条書きで整理して送ることが効果的です。
「修正①：〜の部分を〜に変更」「修正②：〜の部分を〜に削除」というように番号をつけることで、受け手は「全部で3つの修正があるな」と全体像を把握しやすくなり、修正漏れも防げます。
受け手も、箇条書きで示された指示に対しては「①了解、②了解、③質問があります」と、項目ごとに返答する習慣をつけると、やり取りが明確になります。
修正内容が文字では説明しにくい場合
修正内容が複雑で、言葉では説明しにくい場合は、スクリーンショットに書き込んで送る方法が効果的です。修正対象の箇所を矢印で示したり、修正後の見た目を図で描いたりすることで、言葉の数を減らしながら正確に伝えられます。
LINEには画像を直接送信できるため、修正指示が複雑な時は画像の活用も選択肢に入れておくとよいでしょう。
仕組みづくりで修正指示の齟齬を減らす
修正指示の齟齬を根本的に減らすには、チーム内で「修正指示の出し方」「修正指示の受け方」のルールを統一することが大切です。毎回異なる形式で指示が来ると、受け手が対応パターンを覚えられず、確認漏れや解釈の誤りが増えます。
「修正指示は常に『対象』『内容』を分けて伝える」「複数の修正は番号をつけて箇条書きにする」「指示を受け取ったら対象と内容を復唱して確認する」といった、チーム内での約束事をつくっておくと、修正指示のたびにやり取りが明確になり、余分な確認を減らせます。
このような仕組みを Lバディ などのチャットツールで整理しておくと、新しいメンバーが入った時にも、修正指示の仕方を統一しやすくなります。