Lバディ
LINEの通話機能は便利だが、記録に難がある
LINE通話で取引先と打ち合わせをするのは便利です。細かいニュアンスを伝えやすく、すぐに相手の反応が分かるからです。ただ、通話は内容が記録に残りません。後から「こういう話になったはず」と思っても、テキストの証跡がないため、相手に「聞いてない」と言われるリスクが常にあります。
特に重要な内容を通話で決めた場合、その後メールやメッセージを送らずにいると、曖昧なまま進むことになります。数日経ってから「あれはどうする？」と問い合わせると、相手は通話の内容をもう覚えていないかもしれません。
通話直後、確認内容をメッセージで送る
口頭確認の内容を記録に残すシンプルな方法は、通話が終わったら、すぐにその内容をLINEのメッセージで送ることです。「先ほどのお電話の内容ですが」と前置きして、決まった事項を箇条書きにします。
このとき大切なのは、通話の全内容を書き起こすのではなく、決まったポイントだけを整理することです。相手が読みやすく、重要な部分が目立つようにまとめます。
確認内容は「いつ」「誰が」「何を」の3点でシンプルに
記録として残すなら、曖昧さを減らす必要があります。以下の3点は最低限、メッセージに含めてください。
| 項目 | 具体例 |
|---|---|
| いつ | 納期、期限、実施日時 |
| 誰が | 担当者名、部門、責任者 |
| 何を | 内容、仕様、金額、数量 |
たとえば、通話で「来月の納品で大丈夫」「うちの営業の田中が担当します」「金額は前回の見積もり通りで」という話が出たなら、メッセージでは次のように送ります。
「本日のお電話の内容をまとめましたので、確認いただけますでしょうか。納期：〇月〇日、担当者：当社営業・田中、金額：先月お送りした見積もり通り」
このように短くまとめることで、相手も確認しやすく、後から見直すときも重要な部分がすぐに分かります。
メッセージを送った後、相手の返信を待つ
メッセージを送ったら、相手からの返信を待ちます。相手が「了解です」「その通りです」「そうですね」などと返してくれたら、その時点で内容が確認され、記録に残ります。
もし相手から返信がない場合は、1日経ったあたりで改めて「先ほどのメッセージについて、ご確認いただけましたでしょうか」と軽く催促するのが良いでしょう。このひと手間を加えることで、後から「そんな話は聞いていない」という主張が出にくくなります。
万が一、相手の返信内容が異なる場合
メッセージを送った際、相手から「いや、そこは違います」といった返信が来ることもあります。その場合は、通話よりもメッセージのやり取りの方が相手の意思を正確に把握できます。
ここで重要なのは、相手の指摘に対して、再度確認メッセージを送り、新しい合意内容を記録することです。「かしこまりました。では、金額は〇〇円という認識で進めさせていただきます」といった形で、修正内容を改めてテキスト化します。
こうすることで、話が二転三転した場合でも、どの時点でどう決まったのかが一目瞭然になります。
定期的な確認も同じやり方で
LINEでの通話は、初回の打ち合わせだけに限りません。進捗状況の確認、変更事項の相談など、何度も通話することもあります。その都度、確認内容をメッセージで残すと、取引先との信頼関係が強くなります。
「このチームはちゃんと話を聞いていて、内容を記録に残してくれる」という印象を与えることができます。結果として、取引先も返信が丁寧になり、やり取りがスムーズになる傾向があります。
Lバディなら通話内容の整理が効率的
LINEのグループトークで複数の取引先とやり取りしていると、通話と連絡が混在し、どれがいつの確認なのか分からなくなることもあります。Lバディを使えば、LINEと連携させながら、確認内容の履歴を整理しやすくなります。通話後の確認メッセージを一箇所にまとめておくと、後から見返すときに便利です。